Después de muchos meses de planeación y trabajo para que tu evento fuera un éxito, el último invitado ha cruzado la puerta de salida y finalmente puedes descansar ¿te suena conocido?

El trabajo de un organizador de eventos no termina cuando se va el último invitado; de hecho, todo lo que pasa después de éste es una parte importante del ciclo de los eventos. En este artículo podremos observar algunas de las tareas que deben ser completadas una vez que todo “parece haber terminado”

El término de un evento es tan importante como su creación. Es el momento adecuado para intercambiar ideas, evaluar qué funcionó y qué no, medir el retorno de inversión y comenzar a crear las primeras lluvias de ideas para tu siguiente evento.

Después de la adrenalina y la emoción del evento, el cuidado de los detalles posteriores a éste, pueden parecer y en muchos casos llegar a ser tediosos si no tienes cuidado de darle el tiempo necesario a estas actividades, corriendo el riesgo de que se prolonguen durante semanas e incluso meses.

Para evitar la fatiga posterior al evento, es importante que programes y planifiques todas las actividades “post-evento” de manera tan rigurosa como la operación del mismo.

Te compartimos algunas de las tareas más importantes que no debes olvidar hacer y algunas sugerencias sobre cómo planificar un término de evento exitoso y no morir en el intento.

• Agradece, agradece, agradece

A todos nos gusta que nos agradezcan, una manera fácil y rápida es por medio de una nota de agradecimiento y es una manera de reconocer a todas las personas que participaron en tu evento y ayuda a mantener el espíritu del evento vivo.

El mejor agradecimiento que puedes dar es de manera personalizada, cuanto más lo hagas, mayor impacto tendrás; un correo electrónico es agradable, pero una tarjeta es especial y crea un vínculo más duradero; si a esto le incluyes una nota a mano o una foto, te aseguramos que tendrás a cada uno de tus invitados mucho más felices de haber asistido.

Asegúrate de incluir en estos agradecimientos a tu equipo de trabajo, conferencistas, invitados, voluntarios y si es posible hasta a tus proveedores, puede parecer que es muchísimo trabajo después de todo lo que hiciste pero vale la pena; para hacer más fácil esta tarea, te sugerimos crear una muy buena base de datos con antelación (en esto te puede ayudar el sistema de registro que hayas elegido o un CRM), así podrás exportar la información de manera sencilla y rápida.

Otra forma de agradecer y de una manera más rápida es por medio de herramientas de marketing y redes sociales, la ventaja de esta manera de agradecimiento es que lo puedes programar con antelación.

• Pide retroalimentación

Si dentro de tus objetivos se encuentra repetir el evento, no dejes de pedir retroalimentación, recuerda que lo bueno siempre lo puedes mejorar pero los detalles hacen la diferencia entre un evento y otro, además esto te ayudará a conocer la percepción de tu invitado para crear mayores y mejores experiencias, la retroalimentación te ayuda a tener más bases para la próxima vez que hagas un evento (aún cuando no sea el mismo).

La mayoría de los asistentes, apoyan cuando se trata de buscar retroalimentación durante el evento, ya sea por medio de encuestas en papel o en línea. Nuestra recomendación es que lo hagas durante el evento si lo que deseas es tener una opinión veráz de éste (con todo y la emoción que les genera).

A pesar de que la retroalimentación estructurada es importante tampoco olvides relacionarte y preguntar cómo va todo, escúchalos y si recibes un mal comentario no te excuses, recíbelo propositivamente y escríbelo para que lo puedas mejorar en un futuro.

De igual manera monitorea tu evento en medios sociales, para esto aprovecha las conversaciones que tus asistentes están teniendo en línea sobre el evento; si bien es un poco tedioso, vale la pena saber qué se opina de tu evento, tanto dentro como fuera de él.

• Participa en las redes sociales

Generalmente, los mayores esfuerzos en redes sociales se hacen antes y durante el evento, hay una acumulación de información y de pronto todo se detiene cuando el evento terminó.

No lo hagas, te recomendamos seguir compartiendo datos relevantes de tu evento, si fue un éxito, habrás dejado a la gente con mucho de qué hablar y las redes sociales son un gran lugar para incrementar la comunicación, además esto te ayudará a construir vínculos desde ahora para el próximo evento.

Una de las mejores maneras de construir esos vínculos es compartiendo contenido desde el evento, para el final, es seguro que tendrás un montón de contenido para compartir a pesar de que esa tarea pueda parecer tediosa.

Eso sí, por favor!! No compartas por compartir, date tiempo para elegir tus contenidos, encontrar los aspectos más destacados pero tampoco te tardes mucho, porque sino para cuando lo des a conocer, la información puede no tener el impacto que deseabas, una recomendación para publicar es que lo hagas desde el siguiente día que terminó tu evento y lo dosifiques en una o dos semanas, si lo avientas todo como costal, tampoco te dará muy buenos resultados.

No es necesario que tú hagas esta actividad, pero si la vas a delegar, habla desde antes con tu community manager, explícale tu objetivo para que así pueda publicar el mejor contenido mientras todavía está fresco y relevante.

• ¿Y la página web?

Es muy común que cuando termina un evento nos olvidemos de la página web, ¡no lo hagas!, es una herramienta de marketing muy poderosa y si lo que buscas es que la gente siga asistiendo a tus eventos; como las redes sociales, no la dejes en el olvido y actualízala de inmediato, puedes integrar reseñas, fotos, comentarios y hasta un Q & A (preguntas y respuestas) que amplíe la conversación de tu evento.

En algunas ocasiones, puedes alentar a tus conferencistas a escribir un artículo sobre sus experiencias en el evento, esto no sólo te ayuda a generar contenido adicional sino también atraer a participantes a eventos futuros, además de que beneficia tu SEO y estrategias en redes sociales.

• ¡Hablemos de números! ¿Cuál fue tu balance?

Aunque no todos los eventos son para hacer dinero, en la mayoría de los casos es importante el equilibrio aún sin obtener un beneficio.

Los números no mienten y puede ser a veces difícil verlos con la fría indiferencia que se merecen, sobre todo sino cumpliste todos tus objetivos.

No los dejes para el último, siéntate y analiza tu presupuesto y tus resultados, esto te ayudará a conocer brechas o buenas prácticas para tu próximo evento, en algunas ocasiones hasta te puedes sorprender de la información y pistas que te dan para poder mejorar.

• ¿Y tu equipo qué dice?

Una vez que todo entra en equilibrio, no olvides reunirte con tu equipo, haz esto tan pronto sea posible para que la información que te puedan compartir esté fresca y sea de valor, su retroalimentación es muy valiosa, ellos ven cosas que en ocasiones ni los asistentes ni tú se dieron cuenta.

Para poder hacer una sesión exitosa siempre toma en cuenta:

• Evaluar si el evento cumplió con los objetivos establecidos
• Evaluar qué sí funcionó y lo que se puede mejorar para el próximo evento
• Compárteles los buenos resultados, felicítalos y motívalos para que ellos te ayuden a hacer un éxito de tu próximo evento.

Durante esta sesión, tampoco olvides retroalimentarlos sobre su participación, los errores suceden pero los mejores planificadores aprenden y siguen adelante.

Un punto importante al finalizar la sesión es que analices toda la información y la pongas en práctica, no dejes las notas en el olvido, es uno de los mayores errores que puedes tener si deseas que tus siguientes eventos sean un éxito.

• ¿Y tus proveedores?

La tecnología de eventos está en constante cambio por lo que es muy importante que analices si las herramientas con las que cuentas actualmente son las mejores para tu evento y pueden cumplir las expectativas de los siguientes.

Tómate el tiempo necesario para hacer este análisis, averigua las fallas y las cosas positivas también para que puedas tomar las mejores decisiones para tu siguiente evento.

Tus proveedores son tus mayores aliados para poder hacer de tu evento un éxito, no sólo tú puedes retroalimentarlos, sé abierto y permite que te compartan su experiencia y propuestas de mejora, con esto también podrás saber si son los adecuados para seguir en este camino contigo o si es el momento de hacer cambios.

• ¡Tómate un descanso y celebra!

Cuando termina un evento, puedes sentirte muy cansado por la mezcla de emociones y actividad física, si lo que quieres es estar recuperado después de esto… ¡planifícalo!

La rutina de la vida diaria nos lleva a que olvidemos la importancia de darle espacios de relajación a nuestra mente y cuerpo, para que esto no suceda, reserva el tiempo libre suficiente con antelación para que no se vuelva un problema después.

En algunas ocasiones, si el evento es fuera de tu ciudad, puedes planear para quedarte unos días extra y realmente disfrutar del lugar; muchos planificadores de eventos no hacen esto y terminan viajando por todo el mundo sin conocer más allá de la parte interior de un aeropuerto y el lugar del evento. Producir eventos es apasionante pero también muy pesado, ¡asegúrate de disfrutar los frutos de tu trabajo!

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