Gestión del Tiempo
Por Vanessa López
“No me alcanza el tiempo” es una expresión utilizada por un alto porcentaje de los trabajadores pero ¿por qué algunas personas triunfan y desarrollan gran cantidad de actividades, mientras otros no logran avanzar por falta de tiempo?
Existen diversos autores que han escrito sobre este tema y la mayoría coincide en que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a:
- La falta de objetivos previamente definidos
- No saber distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente
- No saber gestionar la agenda de trabajo
- No aceptar que en ocasiones no podemos hacerlo todo
- No saber delegar tareas
- Exceso de información para analizar o en ciertos casos que la información se encuentre desordenada, sea imprecisa o tardía.
Eisenhower dijo una vez: «Las decisiones más urgentes rara vez son las más importantes» por eso es importante dedicar atención y tiempo a nuestras actividades en función de su importancia y urgencia.
Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la Gente Altamente Efectiva, afirma que en la actualidad ya no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner nuestra atención en cada momento.
Para eso debemos entender que algo es urgente cuando requiere una atención inmediata y con las consecuencias que acarrea no hacerla y algo es importante cuando contribuye a tus objetivos y te hace estar más cerca de lo que realmente quieres conseguir.
Checa esta matriz para conocer cómo se divide cada uno de los cuadrantes para saber qué hacer en cada situación.
Para lograr gestionar tu tiempo de forma exitosa es necesario que sigas lo siguiente:
- Trata de priorizar. Piensa en lo que tienes hacer, pero también plantéate lo que no tienes que hacer. Párate a pensar si eso que te está llevando tanto tiempo y te tiene tan agobiado es de verdad necesario y céntrate en aquello que te permita obtener resultados y alcanzar objetivos.
- Programa tus actividades o tareas y establece tiempos. Márcate tus propios plazos de entrega y cúmplelos, claro. En el trabajo las deadlines ya te vendrán cambios, pero aún así intenta adelantarte a ellas. Eso te dará margen ante imprevistos.
- Elige un momento del día para cada cosa. Hay quien por ejemplo se concentra mejor a primera hora de la mañana. Elige tu momento para aquellas tareas que requieran más atención y trata de agrupar actividades que sean más afines.
- Apúntalo todo. Una cita, una entrevista o un plazo de entrega. Pero no lo hagas en papeles o postit, sino en una agenda o calendario, bien en las del celular o en tu computadora.
- Mantén tus espacios ordenados. El rato que pasas buscando algo no es sólo tiempo perdido, sino también ritmo y concentración.
- No te apuntes a un bombardeo. Di no a aquellas cosas que realmente no te van a aportar nada. No intentes abarcarlo todo porque puedes llegar a verte desbordado.
- No te dejes atracar por los “ladrones de tiempo”. La televisión, las redes sociales, internet… todos ellos son expertos en robar tu tiempo.
Bibliografía:
http://www.claseando.com/gestion-del-tiempo-urgente-e-importante
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/publicaciones/administracion/v03_n6/gestion.htm